【導入事例】週次ミーティングの報告準備工数を最大90%削減し、年間20.4万円のコスト削減と会議の質向上を実現

導入前の課題：進捗の不透明性が招いた「プロジェクト遅延リスクと非効率な会議」

組織が直面していた3つのリスク

❌ 年間104時間（約20.4万円相当）の浪費

チームメンバー10名が毎週10分を費やし、タスク管理ツール（Jira）から自分の進捗を手動で探し、議事録にコピペする非生産的な作業が発生していました。

内訳（10名チーム想定）:

予想合計：年間104時間（約2.5週間分の労働時間に相当）

❌ 進捗報告の抜け漏れと遅延リスク

記憶や手作業に頼るため、「議事録に書き忘れたタスク」や「ステータスが変わっていないが重要なブロッカー」が見落とされ、プロジェクト全体の遅延につながるリスクがありました。

具体的な問題:

• ステータスが変わってないタスクは報告しない → 実は重要なブロッカーがあった
• 細かいチケットは省略 → 実は工数が積み重なっていた
• PRをJiraに紐づけ忘れていた → コードレビューが滞留していることに気づかない

❌ 会議の形骸化

定例ミーティングの場で進捗確認に時間が割かれ、重要な課題の議論や意思決定の時間が圧迫されていました。

会議中の気まずい瞬間:

• 「Aさん、今週のタスク進捗は？」
• 「あ、すみません、議事録に書き忘れました...」
• 「口頭で説明します...えーっと...」
• （全員の時間を5分ロス）

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解決策と効果：自動化による組織的リスクの解消

自動リマインドの流れ

弊社の導入支援サービス

弊社では「n8n」という自動化ツールを使用し、お客様のタスク管理ツール（Jira等）とチャットツール（Slack等）を連携させます。毎週決まった曜日の朝に、必要な進捗情報だけを自動で抽出し、整理して投稿します。

お客様の作業はたったの30分〜1時間（要件ヒアリングのみ）で、あとは弊社が全て代行します。

✅ 技術的な設定は不要: API設定、権限管理等は弊社が対応 ✅ リスクフリー: 設定ミス等の「よくある失敗」を未然に防止 ✅ 安心のサポート: 導入後1ヶ月の運用サポート付き

3つのメリット

1. データベースに基づく報告

過去1週間でステータスが更新されたチケットを自動集計し、「事実」に基づいた進捗報告を実現します。記憶に頼らず、データベースの最新情報を参照するため、見落としゼロ、情報の欠落なしです。

2. 完璧なリマインド

会議直前に議事録更新のリマインドとタスク一覧を同時に通知し、記入忘れを撲滅します。毎週決まった時間（例: 木曜朝9時）に自動投稿されるため、チーム全員が同じ情報を見て議事録を更新できます。

3. 議論中心の会議へ

チームメンバーは情報収集作業から解放され、会議では**「なぜ進んでいないのか」「次に何をすべきか」**という本質的な議論に集中できます。進捗確認の時間を短縮し、ブロッカーの早期発見、意思決定の質向上につながります。

主要な改善指標

定量効果（試算）

コスト削減額: 年間20.4万円（想定）

時給3,000円 × 10分/人 × 10名 × 4週
= 3,000円/時 × (10分×10名×4週)/60分
= 3,000円/時 × 400分/60分
= 3,000円/時 × 6.67時間
= 20,000円/月（年間24万円相当）

導入コスト: 3,000円/月（年間36,000円、n8nクラウド版）
削減額: 月17,000円（年間20.4万円）

時間削減: 約90%削減、削減時間は年間104時間に相当

• Before: 議事録準備に週12分/人（チーム全体で120分）
• After: 自動投稿で0分（確認のみ1分）
• 削減率: 約90%（試算）
  • 計算: (12 - 1) / 12 = 91.7% ≈ 90%
  • 前提: 10名チーム、週次ミーティング

定性効果（ビジネスインパクト）

✅ 進捗の透明性が向上

「誰が何をやっていて、どこで詰まっているか」が事前に可視化され、手戻りや潜在的なブロッカーを早期に発見できるようになりました。

✅ チームの士気向上

毎週の雑務から解放され、「議事録を書くのが面倒」という心理的な負担が解消されました。

✅ 情報の欠落ゼロ

Jiraのデータに基づき報告されるため、記憶頼りによる報告漏れがなくなり、情報精度が向上しました。

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次のステップ：まずは無料相談で御社のコスト削減額を診断！

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所要期間: 最短1週間で本番稼働 お客様の作業: ヒアリング30分〜1時間のみ

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※ 技術担当者向け情報（クリックで展開）

自社で設定・運用できる技術体制がある場合は、こちらもご検討いただけます。

こんな方に適しています

• ✅ API連携の経験がある
• ✅ ノーコードツール（Zapier、n8n等）を使ったことがある
• ✅ 自社で運用・保守できる体制がある

所要時間・難易度

• 所要時間: 2-4時間（初回設定）
• 難易度: 中級

使用ツール

n8n（ノーコード/ローコード自動化ツール）

• 選べる2つの方法:
  • クラウド版: 月$20〜（約3,000円）、サーバー不要
  • セルフホスト版: 月額無料（サーバー費用のみ、月500円〜）

API連携

• Slack API: chat:write, chat:write.public権限が必要
• Jira API: 過去1週間でステータス変更されたチケットを取得するJQLクエリ

よくある失敗と対策

失敗1: Slack APIの権限設定ミス

• 原因: 必要な権限を追加し忘れ
• 対策: テストチャンネルで動作確認してから本番化

失敗2: Cronスケジュールの時間帯設定ミス

• 原因: JSTとUTCの時差（+9時間）を考慮していない
• 対策: n8nは基本的にUTC基準、日本時間9:00AMは0 0 * * 4

失敗3: JQLクエリの書き方ミス

• 原因: JQLの構文が正しくない
• 対策: Jira上で手動検索して正しいJQLを確認してからn8nにコピペ

設定ガイド

詳細な設定ガイドは、お問い合わせでご提供しています。

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